4 Tips voor meer proactief portfoliomanagement
Volwassen portfoliomanagement is proactief in plaats van reactief. We zien dan ook veel organisaties een transitie doormaken naar meer proactief management. Maar hoe bereik je nou zo’n proactieve situatie?
We geven vier tips, gebaseerd op best practices van onze klanten:
1. Maak de doelstellingen zo concreet mogelijk.
Strategische doelstellingen zijn doorgaans geformuleerd voor de langere termijn. Ze zijn doorgaans mede daardoor vrij abstract. Wil je naar een pro-actief portfolio dan dient deze strategie naar concrete doelstellingen vertaald te worden. Dat wil zeggen dat ze SMART geformuleerd moeten zijn en dat er duidelijke KPI’s aan verbonden moeten worden. Zonder duidelijke KPI’s kun je niet toetsen of een project binnen je portfolio daadwerkelijk een bijdrage levert.
2. Richt portfoliomanagement in per thema.
Strategische doelstellingen leiden tot strategische thema’s. Projectportfolio’s zijn nogal eens ingericht per lijn. Door ook het portfoliomanagement per thema in te richten in plaats van per lijn krijgt elke portfoliomanager een eigen themaportfolio. Dat maakt het eenvoudiger om te prioriteren en het behalen van de doelstellingen te bewaken.
3. Prioriteer kort-cyclisch.
Beslissingen worden meestal voor langere tijd gemaakt. Maar de dynamiek in de zorg – en in steeds meer andere branches – is enorm hoog. Een hoge dynamiek is meer gebaat bij een kort-cyclische benadering. Dat wil niet zeggen dat je alleen voor de korte termijn plant, maar wel dat je kort-cyclisch prioriteert. Dat betekent dat je meerdere keren per jaar prioriteiten stelt.
4. Omarm capaciteitsplanning.
Capaciteitsplanning is essentieel om proactief te kunnen zijn. Resource planning richt zich op het inplannen van werkelijke personen of teams op projecten voor de korte termijn. Capaciteitsplanning of Capacity planning richt zich op het inplannen van skills voor de lange termijn. Op basis van een grove inschatting kan op krapte of ruimte in skills worden geanticipeerd.
Deze tips zijn onderdeel van de Best Practices Paper PPM in de Zorg. Hierin geven we 17 aanbevelingen voor PPM’ers in de Zorg op basis van onze rondetafel bijeenkomst in maart 2024. Deze Best Practices Paper is gratis te downloaden via onderstaande knop.
