Drie jaar geleden publiceerde Gartner een zestal aanbevelingen voor effectief portfoliomanagement. Maar de afgelopen jaren is de druk op portfoliomanagement verder vergroot. Onder andere de volgende ontwikkelingen liggen daaraan ten grondslag:

• ESG: Ondernemen met bijdrage aan Environmental, Social en Governance doelstellingen (ESG) is in opkomst.
• Krapte op de arbeidsmarkt: er ligt door de huidige arbeidsmarkt een enorme druk op personele capaciteit.
• Teruglopende funding: met name overheden en non-profits worstelen met teruglopende funding.

Kortom, er moet meer gebeuren met minder. Welke impact heeft dat op de aanbevolen op zes best practices voor effectief portfoliomanagement zoals Gartner die publiceerde?

3. Toepassen van Strategisch resource management is essentieel.

De huidige tijd vraagt om wendbare organisaties die snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Adaptief portfoliomanagement is daarom nog steeds onveranderd belangrijk. Dit kan niet zonder Strategisch Resource Management omdat een gebrek aan menselijke capaciteit over het algemeen de grootste bottleneck is. Alleen door een capaciteitsbenadering te hanteren die alle lagen (Strategisch, Tactisch als Operationeel) beslaat houdt je grip op de veranderingen die nu maar ook in de toekomst uitgevoerd moeten worden.

4. Doorlopende waardesturing vraagt om data dashboarding in plaats van reporting. 

Het doorlopend sturen op het leveren van waarde vanuit de projecten in het portfolio is nog steeds relevant. De wijze waarop waarde is gedefinieerd is wel breder en diverser geworden. Om daar effectief doorlopend op te kunnen sturen is het belangrijk om af te stappen van periodiek opgestelde arbeidsintensieve rapportages en toe te werken naar actuele interactieve dashboards. Dat stelt drie eisen aan de organisatie van het portfoliomanagement: 

1. Eenduidige werkwijzen in een centraal strategisch portfoliomanagement platform. 
2. Een geïntegreerd gebruik van project- en portfoliomanagement. Geen dubbele administraties maar gekoppelde systemen. 
3. Alle doelstellingen moeten ondergebracht worden in het porfoliomanagementplatform, niet alleen financiële. Anders biedt het dashboard maar een deel van de nodige sturingsinformatie. 

5. Een gezonde verandercultuur binnen een organisatiebreed volwassenheidsmodel.

Een effectief veranderportfolio houdt er rekening mee dat mensen worstelen met verandering. De organisatiecultuur kan verandering stimuleren of hinderen. Naast de drie elementen die Gartner hiervoor aandraagt,

• Feedback- en communicatiekanalen waarbij bedrijfsleiders, managers en eindgebruikers betrokken zijn
• Betrokkenheid van veranderingskampioenen op meerdere niveaus
• Door de directie bevestigde routekaart voor verandering

zien we in de praktijk een vierde element. Dat is een benadering van het portfoliomanagement vanuit een volwassenheidsmodel. We delen hierover meer in onze Best practices paper portfoliomanagement in de zorg. Voor nu is het belangrijk te benadrukken dat de organisatie in de volledige breedte op een bepaald volwassenheidsniveau moet zijn. Wanneer een cruciaal onderdeel achterblijft, hindert dat de wendbaarheid van de organisatie als geheel.