De 5 grootste valkuilen in managementrapportages en hoe lost u ze op?

Als implementatieconsultant van de Fortes Change Cloud kom ik veel bij bedrijven die zelf rapportages hebben gebouwd. Ik zie veel verbeterpunten in het ontwerp van deze rapportages. Zonde en onnodig, zeker gezien het belang van deze rapportages. Informatie kan vaak anders of onjuist geïnterpreteerd worden. Ik zal de 5 meest gemaakte fouten met u bespreken, zodat u deze niet hoeft te maken.

1. Te veel informatie op één pagina

Bij het maken van een rapportage wordt vaak aan het hoger management gevraagd wat ze willen zien. Meestal krijgt u dan te horen: alles! De maker van de managementrapportage gaat aan de slag, met als gevolg dat alle informatie die er voorhanden is op een pagina wordt gezet. Stuurinformatie, financiële informatie, planningen, issues, risico’s, alles wordt op één pagina getoond. Door deze overkill aan informatie is het rapport lastig te interpreteren en kan de focus komen te liggen op zaken die minder belangrijk zijn. Vraag van tevoren aan het management op welke indicatoren ze willen sturen. Zorg ervoor dat deze indicatoren duidelijk  op de voorblad van uw rapport zichtbaar zijn. Het belangrijkste van uw rapport moet de meeste ruimte krijgen. Zoals met zoveel dingen in het leven: less is more! Eventuele detailinformatie kunt u tonen in onderliggende werkbladen.

2. Ontbreken van visuele aspecten.

In een tijd waarin informatie in een steeds grotere hoeveelheid en met een steeds grotere snelheid tot ons komt is het gebruik van visuele aspecten een must. Maak het uw lezer makkelijk door gebruik van grafieken, tabellen plaatjes en kleuren. Hierdoor kunt u ervoor zorgen dat hoeveelheden informatie op een makkelijke en snelle manier interpreteerbaar worden. Zorg er ook voor dat u de juiste visuele aspecten uitkiest. Uit onderzoek blijkt dat het populaire taartdiagram moeilijk te lezen is. Dit komt omdat onze hersenen moeite hebben om verschillen op te merken uit ronde vormen. Als het kan, kies daarom altijd voor een staafdiagram.

3. Door elkaar gebruiken van lagging en leading indicators

Lagging indicators zijn werkelijke waarden uit het verleden terwijl leading indicators voorspellende waarden uit de toekomst zijn. Een voorbeeld van een lagging indicator is bijvoorbeeld de afgeronde projecten van de afgelopen periode. Een voorbeeld van een leading indicator is de verwachte uitgaven van uw project (Estimate at completion). Vaak wordt deze informatie door elkaar getoond. Voor het nemen van (management) beslissingen is het beter deze te verdelen over aparte rapportages. De lagging indicators kunnen dan helpen bij het evalueren van doelstellingen over het verleden terwijl leading indicators kunnen helpen met de kans op succes te vergroten in de toekomst.

4. Niet de gebruikers maar de beschikbaarheid van data wordt als uitgangspunt genomen.

‘Omdat we het bijhouden, rapporteren we er ook maar over’, wordt vaak als argument gebruikt. Ga in gesprek met de gebruiker van uw rapport om er achter te komen wat hij of zij nu werkelijk wil weten. Vaak zijn dit 2 of 3 indicatoren. Een rapportage waarin gerapporteerd wordt over 8 verschillende soorten stoplichten is geen uitzondering in mijn dagelijks werk. Vaak zijn onderdelen van deze stoplichten de oorzaak of gevolg van andere onderdelen en daarom overbodig om over te rapporteren.

“Omdat we het bijhouden, rapporteren we er ook maar over”

5. Samenhang tussen indicatoren en de doelstellingen van het bedrijf

Weet waarop u stuurt. Wat vindt u als bedrijf echt belangrijk? Wat betekent voor ons succes? De indicatoren waar u op stuurt in managementrapportages zullen ook gerealiseerd gaan worden: ‘what you measure is what you get’. Maar als de samenhang tussen de doelstellingen van het bedrijf er niet zijn of onduidelijk zijn, dan is het lastig om een indicator van rood naar groen te krijgen. De gebruikers van het managementrapport zullen de consequenties van de indicatoren moeten snappen en ook moeten weten wat er moet gebeuren als de resultaten achter blijven.

Mocht u naar aanleiding van dit artikel vragen of opmerkingen hebben: neem gerust contact met ons op! We zijn benieuwd naar uw ervaring.

Wilt u een training volgen m.b.t. het gebruik van de Fortes Change Cloud? Bekijk ons trainingsaanbod hier.