Agile werken

Drie dingen die je niet moet doen als je Agile wilt gaan werken

Of je wilt of niet, je kunt er bijna niet meer omheen. Overal word je geconfronteerd met het woord ‘Agile’. Het begint erop te lijken dat we weer in een regelrechte hype zijn beland met zijn allen. Iedereen heeft het erover maar slechts weinigen lijken écht te weten waar het om gaat. Toch zijn er al aardig wat voorbeelden van organisaties die met behulp van Agile teams aansprekende resultaten boeken.

Zo was ik laatst op bezoek bij ING Nederland en daar heerste een dynamiek zoals je die niet snel bij een bank zou verwachten. Naast de voor de hand liggende software development teams werken daar ook afdelingen als Marketing en HR op grote borden lijsten af (op een of andere manier gaat een hype altijd gepaard met borden) met daarop onderhanden werk, prioriteiten, samenhang etc. Op deze manier leveren ze op kortcyclische wijze resultaten die ook daadwerkelijk nut hebben voor de eindgebruiker. Dus geen oeverloze lange projecten maar korte stapjes zetten die het verschil maken. Mij spreekt het erg aan.

De uitdaging van Scaled Agile

Echter, het werken met slagvaardige teams wil niet zeggen dat daarmee de organisatie als geheel ook wendbaarder of succesvoller wordt. Het is namelijk nog niet zo eenvoudig om van een of enkele Agile teams op te schalen naar de gehele organisatie. Dan heb je weer afstemming nodig tussen al die teams: coördinatie, capaciteitsplanning, risicomanagement en policy alignment. Voor je het weet ga je weer zoveel sturing voorzieningen treffen dat je het kind met het badwater weggooit.

Oftewel, Scaled Agile is nog een hele uitdaging. In deze blog signaleer ik drie dingen die ik in de praktijk tegenkom waarvan ik zeg pas daar vooral goed voor op. Want voor je het weet eindigt je Agile ambitie in een bureaucratische nachtmerrie.

1. Maak het niet te dogmatisch, blijf zelf nadenken

Het eerste ding dat me opvalt is dat de komst van deze nieuwe hype weer gepaard gaat met de komst van zelfbenoemde goeroes. Consultants, interim managers, auteurs van boeken en van blogs die zich het Agile jargon hebben meester gemaakt en jou komen vertellen hoe het allemaal moet. Ze weten precies het verschil tussen een Epic en een Feature en tussen SAFe en Less, en weten wat een scrum master doet ten opzichte van een epic owner. Dat hele Agile lijkt zo vergeven te zijn van jargon dat een normaal mens door de bomen het bos niet meer ziet. Met als gevolg dat mensen denken dat Agile een methode is die nauwgezet gevolgd moet worden. Er ontstaan tussen goeroes debatten die lijken op fanatieke discussies over interpretatie van de Bijbel of de Koran. Heeft de slang in de tuin van Eden nu wel of niet letterlijk gesproken?

Het doet me denken aan de beginjaren van Prince2. Dat was niet eens een filosofie maar meer een set aan ‘best practice’ inzichten die een ervaren projectmanager helpt zijn werk succesvoller te doen. Maar vanaf het begin werd ook Prince2 zo ingewikkeld gemaakt dat velen hoofd- en bijzaken niet meer konden scheiden. Met als gevolg dikke pakken papier en veel overleg. In die tijd is Fortes ontstaan met eenvoudige software die de belangrijkste inzichten van Prince2 eenvoudig toepasbaar maakte.

Agile is geen methode

Alleen anders dan Prince2 ís Agile helemaal geen methode. Het is een filosofie, een gedachtengang die kan leiden tot slagvaardiger samenwerken. Voor mij zijn kernelementen uit de Agile werkwijze dat taakverdeling en prioriteitstelling laag in de organisatie wordt gelegd en dat werk in kleine behapbare brokjes wordt gehakt. Zodat een klant sneller iets merkt van het resultaat en eerder kan bijsturen.

Net als toentertijd bij Prince2 heb ik al diverse bedrijven gezien waarbij de discussie over de Agile manier van werken zodanig dogmatisch wordt gevoerd dat er een totale verstarring in de werkwijze ontstaat. Een soort management infarct waardoor de productiviteit en slagvaardigheid juist enorm omlaag gaan.
Maar als je dan toch naar goeroes wil luisteren lees dan het Agile Manifesto. Dat is maar negen regels lang en is echt voor iedereen te begrijpen. Daarbij gaat het om:
– mensen en hun interactie
– het opleveren van een werkend product
– samenwerking met de klant, en
– snel inspelen op verandering
Daar heb je geen goeroe voor nodig.

2. Geen big bang maar learning by doing

Vooral bij organisaties waarbij het van strategisch belang is om snel in te spelen op externe ontwikkelingen bestaat de neiging om het Agile gedachtengoed niet langzaam te laten rijpen. Zodra een raad van bestuur er lucht van krijgt dat Agile teams met succes aan de slag zijn binnen de organisatie dan is de neiging dat zo snel mogelijk op te schalen en dwingend op te leggen aan de rest van de organisatie. Ik ken al voorbeelden waarbij er bedrijfsbrede blauwdrukken (moeilijk, moeilijk) worden gemaakt en worden uitgerold over het bedrijf. We hebben dat het afgelopen decennium ook bij Lean management gezien: te methodologisch en dogmatisch uitrollen over het gehele bedrijf. Daarbij de kern en de ziel uit de beweging halend en de basis leggen voor een totale mislukking.

Beter is het om Agile werken de tijd te geven. Een mooi voorbeeld zag ik bij een grote telecom speler die zich realiseerde dat slagvaardiger worden een diepe impact heeft op de cultuur van de organisatie. Men realiseert zich dat je het proces wel kunt faciliteren maar niet kunt dwingen. Er wordt daarom vanuit gegaan dat er een jaar of vier voor nodig is om de Agile zaadjes te planten en te laten bloeien. Goede visie en ik blijf dit bedrijf graag volgen.

Laat Agile organisch ontwikkelen

Bij Fortes zijn wij er voorstander van dat Agile werken in organisaties zich op een min of meer organische manier ontwikkelt. Eerst vooral op diverse plekken (bijvoorbeeld één afdeling of één programma) gaan Experimenteren. Daar waar het succesvol werkt de werkwijze ‘Embedden’ oftewel verankeren, in de manier van werken. En dan langzamerhand een Extend-fase in waarin je de ervaringen van de ene afdeling deelt met andere. Dat duurt misschien wat langer, maar beklijft beter. Het beginnen met Agile werken gaat dus niet gepaard met een big bang maar gaat van Experiment, naar Embed naar Extend. Wij noemen dat de ‘3E methode’.

Probeer als Agile management niet te snel grip te willen krijgen op het proces want het slaat dood. Wat wel helpt is om de strategie naar de teams toe te brengen. Kenmerkend voor een slagvaardige organisatie is dat er korte lijnen zijn tussen de strategie en de executie. Hiervoor is inmiddels een aantal handzame projectmanagement tools beschikbaar om dit proces te faciliteren zoals de Strategy mapping tool. Dit eenvoudige instrumentje is gebaseerd op de inzichten van Norton en Kaplan bij de ontwikkeling van hun Balanced Score Card. De Strategy mapping tool geeft heel eenvoudig inzicht in de diverse resultaat paden van de strategie van het bedrijf. Deze tool vormt vervolgens de basis voor de zelforganiserende teams lager in de organisatie. Hiermee is een zaadje geplant voor Agile werken.

3. One size fits all

Het laatste wat me opvalt in de Agile discussie is dat het een alles of niets discussie lijkt te zijn. Agile is fantastisch en waterval is waardeloos. Zoiets. Wat een simpele voorstelling van zaken! Elke benadering heeft zijn eigen karakteristieken. In de ene situatie past de ene aanpak beter, in de andere de andere. In een hyper concurrerende omgeving is er veel voor te zeggen snel kleine stapjes te maken. Ook in de zaak die laatst in de publiciteit kwam waarbij een overheidsproject begroot was op 7 miljoen, inmiddels 200 miljoen had gekost en pas vijf procent functionaliteit had opgeleverd was (achteraf) een Agile benadering beter geweest. Dan had je eerder gefaald en in elk geval al meer functionaliteit en dus waarde geleverd.

Hybride benadering

Echter elke situatie is anders. Tot onze klantenkring behoren bijvoorbeeld waterschappen die verantwoordelijk zijn voor grote infrastructurele projecten, die gepland worden over lange tijd en waarbij een groot aantal onderaannemers betrokken zijn. Er is helemaal niets mis mee om zulk werk op een waterval manier te blijven aanpakken. We zien ook bedrijven die bewust kiezen voor een hybride benadering. Zelfs binnen één programma komen dan waterval projecten en Agile increments voor. Dat kan heel goed samen gaan.

Agile has never been so easy
Al met al ben ik, ondanks de belemmeringen en valkuilen die ik in de praktijk constateer bij Agile werken, heel positief over de (Scaled) Agile ontwikkeling. Mits op een juiste manier geïntroduceerd (3E methode) ben ik ervan overtuigd dat Agile organisaties een antwoord biedt op de uitdagingen waarmee men anno 2018 wordt geconfronteerd. Blijf zelf nadenken. Maak het niet te ingewikkeld. Experimenteer.

Fortes Solutions

Arno Commandeur – Directeur Fortes Solutions