Portfoliomanagement bij Kadaster
Een interview met Niels Pleiter, Sr. Portfolio Manager bij KadasterNiels Pleiter is sinds januari 2022 als Senior Portfolio Manager in dienst bij Kadaster. We spraken hem over portfoliomanagement binnen het Kadaster en hoe hij helpt een projectportfolio van 550.000 manuren naar meer volwassenheid te brengen.
Het projectportfolio binnen Kadaster is volledig agile georganiseerd. Op het moment dat Niels in dienst treed van Kadaster, worden vooral de veranderinitiatieven in het portfoliomanagement betrokken, niet de going concern projecten. De registratie daarvan vindt op strategisch/tactisch niveau plaats in een spreadsheet waarin het jaarplan wordt gepresenteerd. Het is een document met een indrukwekkende omvang.
Een kanteling van de organisatie
Al vóór de komst van Niels heeft een kanteling plaatsgevonden binnen het Kadaster. Waar het eerst was ingericht in silo’s met directies en navenante doelstellingen, zijn er nu waardestromen gedefinieerd, die over de afdelingen en directies heen bepalend zijn voor de sturing van de organisatie. Als onderdeel van die verandering is ook bepaald dat bij de sturing niet alleen wordt gekeken naar de vernieuwingsprojecten, maar naar het hele projectportfolio, inclusief adaptieve zaken en going concern. Het te beoordelen portfolio is daarmee drie keer zo groot. De bestaande benadering voor de sturing vanuit een spreadsheet is daarmee onwerkbaar geworden. Er is een noodzaak tot professionalisering, ook op het gebied van software voor portfoliomanagement. Kadaster heeft vlak voor de komst van Niels voor Fortes Change Cloud (FCC) gekozen om een Proof of Concept (PoC) mee te starten.
Het is de opdracht aan Niels om dit PoC traject te begeleiden en te beoordelen of FCC voldoet aan de behoeften van het Kadaster. Hiervoor zijn te valideren toetscriteria bepaald. Om FCC op kleine schaal te kunnen testen, wordt deze PoC uitgevoerd binnen de waardestroom Rechten en Zekerheid en de ondersteunende dienst Bedrijfsvoering Services. Samen met de productmanagers van die waardestroom en ondersteunende dienst worden de te behalen strategische resultaten, epics en features ingericht. Drie maanden na de start van de inrichting worden de bevindingen teruggekoppeld aan de directie. De uitkomst is positief. “Natuurlijk zijn er altijd verbeterpunten te benoemen, maar de tool voldeed aan wat we wilden bereiken.“, aldus Niels. De inrichting van de PoC omgeving wordt met enkele verbeteringen overgenomen voor de definitieve omgeving en FCC wordt uitgebreid met de volledige projectadministratie.
Naar een integraal portfolio
Momenteel staan op epic niveau de projecten voor alle waardestromen in FCC. Maar de persoonlijke ambitie van Niels ligt hoger: “Ik zie ruimte voor verbetering. Mensen gebruiken graag de oude Excels, omdat die hun specifieke wensen en behoeften vervullen. Het valt niet mee om dat los te laten. Mensen zoeken in FCC naar herkenning van die vertrouwde documenten. Het is aan ons om iedereen te verleiden om FCC echt te omarmen en bij te houden, zodat we een integraal portfolio hebben met alle informatie. We willen een gecentraliseerde database hebben staan en één manier van werken met eenduidig gebruik van termen.” Dat proces is nog steeds gaande. Vrijwel iedereen met een raakvlak met het veranderportfolio krijgt toegang tot FCC. Zo kan iedereen de informatie vinden die die nodig heeft. De gebruikerscommunity die beoogd wordt FCC echt intensief en dagelijks te gebruiken bestaat uit ongeveer 17 productmanagers en tussen de 50 tot 65 product owners. Daarnaast zijn er nog een aantal projectmanagers. Voor de operationele sturing wordt JIRA gebruikt.
Voordat werd begonnen aan de definitieve inrichting van FCC zijn twee scenario’s uitgewerkt.
- Het portfolio met projecten wordt met de processen en werkwijze zoals die nu binnen het Kadaster gebruikelijk zijn (IST), wordt in FCC gezet. Daarna wordt dat per domein verbeterd.
- De ideale situatie voor processen wordt ontworpen (SOLL) en in FCC geïmplementeerd. Iedereen wordt uitvoerig getraind op de nieuwe situatie, waarna de organisatie aan de slag gaat met de nieuwe geoptimaliseerde benadering.
Aan beide scenario’s kleven voor- en nadelen. In scenario 1 heb je direct profijt van je nieuwe tooling. In scenario 2 ga je langzamer maar neem je wel iedereen mee in je veranderproces. Vanwege de urgentie van een integraler beeld van het portfolio is gekozen voor scenario 1.
Begeleiden in de overstap
Het kadaster werkt in Gildes. Per gilde worden er verschillende sessies gehouden om het gebruik van FCC te laten landen. Daarin zijn de uitgangspunten en principes uitgelegd en de intenties met de overstap. Er zijn ook gebruikerstrainingen gepland om mensen functioneel thuis te maken in FCC.
Er is een planning gemaakt om de verschillende waardestroomdomeinen te begeleiden in de overstap. Door omstandigheden, ongerelateerd aan het project, is die planning wat vertraagd. Daardoor administreren sommigen nog steeds projectinformatie buiten FCC. De missie van dit jaar is om het integraal werken met FCC organisatiebreed te borgen.
Best practices
We vroegen Niels welke aanbevelingen hij andere portfoliomanagers zou doen die een voor vergelijkbare uitdaging staan als hij in 2022. Hij legt uit dat een van de grootste learnings is geweest dat een dedicated trekkende kracht echt heel belangrijk is binnen een dergelijk project. Iemand die oog op de toekomst houdt en mensen kan aanspreken op hun verantwoordelijkheden. Wanneer mensen het ‘er bij‘ moeten doen verliest verandering het al snel van de waan van de dag.
Per kwartaal toetst Niels de stand van zaken per waardestroom, zodat hij in gesprek kan met de verschillende Gildes om hen te helpen om de gedragsverandering die nodig is te doorlopen. Het gaat dan vooral om het creëren van bewustwording over het waarom en doordringen van de toegevoegde waarde. “Je wilt mensen er in meenemen, dat het niet gaat over administratie. Administratie is terugkijken en voelt vaak als tijdverspilling. Dit gaat juist over vooruit kijken: Wat gaan we doen? Wanneer zijn we succesvol, uit welke componenten bestaat ons doel, welke afhankelijkheden zijn er tussen die componenten en hoe kunnen we die managen?”
Ten slotte is de koppeling tussen de program backlog in JIRA en strategisch tactische sturing in FCC is cruciaal om ook de meerwaarde van het portfoliodenken aan te tonen. Dat geeft enorm waardevolle inzichten. “We zijn daar relatief laat aan toegekomen, en achteraf had ik dat veel eerder willen implementeren.”
Ambities
De grootste taak voor de voorliggende tijd is te zorgen dat iedereen eenduidig werkt. Maar er zijn nog voldoende ambities voor daarna. Sommige ambities vragen alleen tijd en inzet, andere uitbreiding of aanpassing van functionaliteit in FCC. De ambities zijn benoemd op vier functionele speerpunten:
- Jaar planning vanuit het integrale portfolio, vanuit FCC
- Capacity planning voor korte, middellange en lange termijn
- Koppeling JIRA
- Grafische roadmap in FCC
Om de ambities op die vier assen te realiseren maakt Kadaster gebruik van ondersteuning van een externe consultant Erik Engbers van BvPS die naar zeggen van Niels echt ‘wonderen heeft verricht’. Daarnaast zijn de lijnen met Fortes kort en is er ruimte voor rechtstreeks overleg over ontwikkelingen in FCC. Het meenemen van de organisatie in de ambities gebeurt vanaf hier vooral in kleinere setting, waarbij vooral het management van de bedrijfsonderdelen wordt meegenomen in de nut en noodzaak en zij verantwoordelijk zijn voor de verdere uitvoering binnen de afgesproken kaders.
