Optimalisatie van portfolio- en projectmanagement

voor gemeente Tilburg.

Een toekomstbestendige en weerbare projectorganisatie

logo Gemeente Tilburg

Met haar 227.694 inwoners (1-1-2023) is Tilburg de 7e grootste stad van Nederland. Al sinds 2012 werkt Gemeente Tilburg met software van Fortes. In 2022 start een project om het portfolio- en projectmanagement te optimaliseren.

PPI Medewerkers

Projecten

Teams

Over Tilburg

Er werken ca. 2500 mensen voor Gemeente Tilburg. Samen voeren die alle gemeentelijke taken en verantwoordelijkheden uit en werken daarnaast aan een diversiteit aan projecten, variërend van uitvoerende projecten en aanbestedingen tot bestuurlijke veranderplannen. Gemeente Tilburg startte in 2012 met een afdeling PPI: Programma-, Project- en Interimmanagement. Het doel van deze afdeling is om de aanpak van het projectmatig werken meer in één lijn te brengen. Voor de ondersteuning van deze afdeling wordt gekozen voor software van Fortes, dan nog Principal Toolbox, later Fortes Change Cloud (FCC). 

Anno 2023 worden binnen FCC ruim 1200 projecten geadministreerd. De afdeling PPI is binnen de Gemeente van de 19 afdelingen de afdeling die het meest intensief gebruik maakt van FCC. Om de collega’s te ondersteunen in het gebruik van FCC heeft elk team van de afdeling PPI een Key User – een ervaren gebruiker die als eerste aanspreekpunt dient. Daarnaast zijn er afdelingsbreed drie functioneel beheerders. De projectleiders, de key users en de functioneel beheerders vormen samen het kernteam FCC.

Bron: Gemeente Tilburg

We hebben echt geïnvesteerd in de samenwerking als team. Daar plukken we nu de vruchten van.

Yvonne Tack

Projectleider, Gemeente Tilburg

Arnold Tilgenkamp van Promista (links) en

Yvonne Tack van Gemeente Tilburg (rechts)

Bron: Gemeente Tilburg

Het project

In 2022 vinden er personele verschuivingen plaats. Yvonne Tack, voorheen Key User, komt daarbij in de rol van projectleider FCC, samen met Arnold Tilgenkamp (Promista). Er komen door de personele wijzigingen enkele knelpunten aan het licht.

  • Veel essentiële kennis is belegd bij maar een paar medewerkers. Het wegvallen van die medewerkers is voelbaar.
  • Niet alle afdelingen werken op de meest recente versie van FCC. Hierdoor kan niet iedereen gebruik maken van de laatste mogelijkheden.
  • De functioneel beheerders behandelen niet alleen vergaande technische vragen, maar voeren ook taken uit die operationeel van aard zijn. Een aantal van deze taken zouden door de key users uitgevoerd moeten worden.

Samen met implementatiepartner Promista wordt een plan van aanpak opgesteld om de knelpunten op te lossen. Hierin staan vier speerpunten opgenomen. De speerpunten worden vervolgens uitgewerkt in een deelplan. 

Het resultaat

De winst van het project – naast het behalen van de strategische doelstellingen, is duidelijk voelbaar: 

 

  • De afhandelingssnelheid van support tickets is veel korter. 
  • Er is meer teambeleving en samenwerking. Functioneel beheerders en key-users kennen elkaar beter, waardoor er ook meer onderlinge afstemming is en benutting van elkaars kracht.
  • Er is meer zichtbaarheid en positief sentiment over FCC.

Het kernteam FCC

Bron:Gemeente Tilburg

Wil je meer weten over dit project? 

Download de volledige case study 

In onze uitgebreide case study lees je meer over hoe Tilburg de optimalisatie van het gebruik van FCC heeft aangepakt. Je leest over de speerpunten in het plan van aanpak en de Best Practices naar aanleiding van dit project. 

Laat je gegevens achter in het formulier hieronder en download de case study direct. Je ontvangt ook een link naar de download via e-mail.

 

Ja, stuur mij de uitgebreide case study

9 + 5 =