Van Inzicht naar Adaptief Portfoliomanagement

Organisaties komen bij ons omdat ze op zoek zijn naar een tool die ze ondersteunt bij het verbeteren van hun Project- en Portfoliomanagement (PPM). Ze willen de vervolgstappen zetten op de ladder van PPM-volwassenheid. Hoe ziet die doorontwikkeling naar volwassener portfoliomanagement er in de praktijk uit?

Een veel gebruikt volwassenheidsmodel is CMMI:

Intermedius heeft het CMMI (volwassenheidsmodel voor portfoliomanagement) vertaald naar een concreter model. In dat model hebben ze niet alleen de structuur en processen meegenomen maar ook cultuur en gedrag. Cultuur en gedrag gaan over de mensen die het moeten doen en daarmee zeer bepalend zijn voor het succes. Wij merken bij onze klanten dat je het groeien in PPM-volwassenheid niet kunt overhaasten. Dit omdat mensen zich bij iedere stap moeten aanpassen aan de verandering. Door te grote stappen te nemen raak je belangrijke stakeholders kwijt.

bron: Intermedius

Kijken we naar hoe een gemiddelde implementatie van Fortes Change Cloud gaat, dan herkennen we de stappen in dit model.

Creëer inzicht

Als organisaties bij ons komen, dan is dat nooit met lege handen. Er is altijd wel een Excel-bestand met daarin de lopende projecten; een mooi startpunt voor het creëren van inzicht. Want dat is niet veel anders dan het helder en inzichtelijk maken van alle verzoeken om verandering: welke vraag om verandering is er en wat is daarvan al gestart als project?

Verkrijgen van grip

Het eerste dat wij doen, is het opzetten van een portfolio samen met de klant. Ieder portfolio heeft een voortbrengingsproces: veelal iets als weergegeven in de afbeelding hieronder: Er komt een veranderinitiatief binnen, een idee. Dit wordt verder uitgewerkt tot een business case. Indien akkoord wordt het project gestart en gevolgd. Ten slotte wordt het afgeronde project afgesloten.

Hiermee is het PPM-proces geboren en ontstaat er een gestructureerde werkwijze.

Stuur op resultaat

Vanuit het proces worden projecten gestart. Die projecten rapporteren hun voortgang, risico’s etc. terug aan het portfolio. Daarmee maak je afspraken over hoe projecten of Epics gerealiseerd gaan worden (Prince2, Agile, SAFe, hybride) en welke rapportage-afspraken er zijn (voor de voortgang en bij wijzigingen). Je komt tot een gestandaardiseerde werkwijze.

Bestuur de keten

Als de processen goed werken en iedere speler in het PPM-veld weet wat er gedaan moet worden, kunnen veranderingen in samenhang bekeken en beoordeeld worden. Dan komt de ware kracht van portfoliomanagement naar voren. Het portfolio kan gebalanceerd worden, onder andere door de vraag en aanbod van capaciteit en geld af te stemmen in de tijd. Centraal staan de vragen ‘Wat willen we?’, ‘Wat kunnen we?’ en ‘Wat zijn de keuzes die we moeten maken?’. Je voegt de dimensie Doelstellingen hier aan toe met de vraag ‘Wat draagt welk veranderinitiatief bij aan welke doelstelling en in welke mate?’. Door doelstellingen bij je sturing te betrekken ziet Strategisch Portfoliomanagement (SPM) het daglicht.

Blijf adaptief

Nu is het zaak om van SPM een continu proces te maken. De veranderorganisatie wordt steeds sterker door het managen van een dynamisch geheel van nieuwe veranderinitiatieven, wijzigingen in lopende projecten, veranderende inzichten in doelstellingen, aanpassingen in verandercapaciteit etc. Door voortdurend Strategisch Portfolio Management uit te voeren blijft de organisatie adaptief, kan het de vereiste verandering aan en is daarmee slagvaardig.

Maar onthoud dat PPM-volwassenheid niet alleen gaat om het volgen van processen, maar vooral om het creëren van waarde voor de organisatie. Daarbij is het essentieel te beseffen dat succesvol PPM niet iets mechanisch is, maar dat het de mensen in de organisatie zijn die er een succes van moeten maken.

Zelf zien hoe Fortes Change Cloud Adaptief Portfoliomanagement ondersteunt? Bekijk nu het kennismakingswebinar en krijg in vogelvlucht de belangrijkste onderdelen van FCC te zien.