10 Best Practices om verandering op een zo simpel mogelijke wijze te managen

We leven in een snelle tijd. Verandering is business as usual geworden. Organisaties met het verander-DNA, ook wel wendbare organisaties genoemd, hebben de toekomst. Sinds een aantal jaren is agile werken gepromoveerd tot DE manier van werken, en behoort u bijna tot de dinosaurussen als u nog een Waterfall aanpak hanteert om verandering projectmatig te managen.

Als u niet kunt meepraten over Epics, sprints, features en MVP’s hoort u er niet meer bij. Kennelijk. Er is gelukkig geen one-size-fits-all oplossing om verandering te managen en te versnellen. De context is bepalend. Maar wat altijd geldt, is dat succesvol veranderen gaat over mensen die met plezier samenwerken en blijvende, strategische impact willen maken. In mijn ogen moeten zaken daartoe zo simpel als mogelijk ingeregeld worden, passend bij de ontwikkelingsgraad van de organisatie.

10 Best practices

In deze blog deel ik graag een 10 best practices met u om verandering op een zo simpel mogelijke wijze te managen. Of u dat nu doet via een Waterfall aanpak, agile, of in hybride vorm.  Zie deze blog als een stukje contemplatie in deze snelle tijden en vraag u zelf af of zaken echt zo veranderd zijn of dat “de wijsheden uit de oude doos” nog best gelden en het goed is deze af en toe een beetje af te stoffen.  En waarbij ik hoop dat er ook voor u een paar best practices tussen zitten die, ondanks dat u ze al wist, goed zijn om de komende tijd binnen uw organisatie aandacht aan te besteden.

1. Geen revolutie, maar evolutie

De ontwikkelingsgraad (ofwel volwassenheid) van organisaties om verandering te managen verschilt sterk per bedrijfstak en per organisatie. Een goede best practice is om te beginnen met een maturity assessment om de veranderwijze zoveel als mogelijk te laten aansluiten bij de ontwikkelingsgraad van de organisatie. De Eiffeltoren is ook niet in één dag gebouwd.

2. Keep it simple

Zoals ieder vakgebied, kent ook het projectmanagement vak haar eigen kretologie. Om er een paar te noemen:  portfolio management, epics, sprints, minimum viable product (MVP), product owners etc. We merken dat medewerkers met veelal een geringe projectmanagement-achtergrond op het gebruik van dergelijke kretologie afhaken. Houd het simpel en voor iedereen begrijpelijk. Probeer kretologie zoveel als mogelijk te vermijden en loop niet te ver op de troepen vooruit.

3. Zorg voor betrokkenheid van opdrachtgever

Ongeacht welke projectmanagement methodiek u gebruikt, Waterfall of Agile, betrokkenheid van de opdrachtgever bij het project is van het grootste belang. Vaak heeft een opdrachtgever weinig tijd om zijn/haar rol goed te kunnen invullen. Zorg er derhalve voor dat het opdrachtgeverschap met minimale tijdsbesteding, goed kan worden ingevuld. Zorg voor een duidelijke agenda, klip en klare rapportages, korte meetings en bereid besluiten goed voor.

4. Werk aan bewustwording

Bij iedere (organisatorische) verandering geldt dat het voor de medewerkers duidelijk moet zijn waarom de verandering wordt doorgevoerd.  Je zou zeggen dat daar geen speld tussen te krijgen is. Vaak wordt hier onvoldoende (blijvende) aandacht aan besteed.  De noodzaak van de verandering zal door iedereen gezien en erkend moeten worden. Hierbij is het ook altijd goed als de “what’s-in-it for-me-vraag” voor een ieder positief beantwoord kan worden. Het verdient aanbeveling om met een creatief team, met ervaring in organisatieverandering, te sparren welke creatieve en leuke stappen genomen kunnen worden om de benodigde bewustwording te verkrijgen.

5. Kies die initiatieven en projecten die de meeste toegevoegde waarde opleveren

Hoe bepaalt u als organisatie welke initiatieven en projecten worden opgestart? Moeten de besluiten hierover op centraal niveau genomen worden, of kunnen deze ook decentraal op afdelingsniveau genomen worden, of wellicht zelfs op individueel niveau? Dit is een moeilijk vraagstuk, omdat “decentraal” bijvoorbeeld geen macht wil afstaand aan “centraal”.  Zonder dat  direct naar organisatorische maatregelen gegrepen wordt, kan al veel winst behaald worden door de visie van de organisatie voor iedereen tastbaar en begrijpelijk te maken, bijvoorbeeld door de formulering van concrete doelstellingen of thema’s voor het komend jaar. Als de richting van de organisatie voor iedereen duidelijk is, is het voor iedereen gemakkelijker om tot keuzes te komen die het best passen bij de richting waarin de organisatie zich beweegt. In de jaren daarna kan dan, als nodig, gewerkt worden aan een verdere verbetering van de wijze waarop besloten wordt welke projecten wel en welke niet worden opgestart. Dit is het belangrijke terrein van wat project portfolio management wordt genoemd.

6. Overzicht en grip

U kent vast het gevoel dat u onrustig wordt, als u geen overzicht heeft over uw werk. Als u het gevoel heeft niet “in control” te zijn.  Voor projectmatig werken geldt dit precies zo. Projectmanagers worden onrustig als ze het gevoel hebben geen grip te hebben op hun project. Portfolio Managers worden onrustig als ze geen overzicht hebben over alle binnen hun domein lopende projecten. Afdelingsmanagers worden onrustig als ze verantwoordelijk zijn voor het behalen van bepaalde resultaten, maar onvoldoende grip hebben op de realisatie daarvan. Dat ze bijvoorbeeld niet weten waar iedereen mee bezig is en geen zicht hebben op beschikbare capaciteit. Het is dan ook zaak dat iedereen op eenvoudige wijze overzicht kan krijgen over hetgeen dat voor hem of haar belangrijk is, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van een aantal standaard rapportages.

7. Laat projecten niet eeuwig doorlopen. Durf een project te stoppen

Heeft u ze ook in uw organisatie? Projecten die al eeuwen op de kalender staan, terwijl voor u duidelijk is dat die niet meer het gewenste resultaat zullen opleveren. Deels is dit omdat niemand het benodigde besluit wil of durft te nemen, of omdat er simpelweg te weinig gestuurd wordt op resultaten. Dit leidt tot een ophoping van lopende projecten en vertroebeld beeld. Werk aan een cultuur waarin op positieve wijze op resultaten wordt gestuurd en waarin mensen zich vrij voelen om te bespreken of projecten niet beter voortijdig beëindigd kunnen worden. Dit moet niet als een schande worden gezien, maar juist als een best practice. Durf uw “verlies” tijdig te nemen. De wereld is immers veranderlijk. Don’t look back, look forward.

8. Vermijd doorwrochte projectplannen, als het ook lichter kan

Veel organisaties werken tegenwoordig “agile”.  Hierbij worden tevoren geen doorwrochte projectplannen meer gemaakt, maar wordt in korte cycli van een paar weken gewerkt, waarbij dan na elke cyclus in overleg met de opdrachtgever voortgebouwd wordt op de dan opgeleverde resultaten. Communicatie, betrokkenheid van de opdrachtgever, agile competentie en hoge graad van self-empowerment zijn randvoorwaardelijk voor de invoering van Agile werken. Maar ook als u een Waterfall aanpak hanteert kunt u lering trekking uit het Agile werken, door al te doorwrochte projectplannen te vermijden. Durf wat meer op hoofdlijnen te sturen en plan wat extra afstemmomenten met het team en de opdrachtgever in om tussentijds bij te sturen.  Ook hiermee zult u zien dat u als organisatie een stuk wendbaarder wordt en dat het resultaat van veel projecten beter te voorspellen is.

9. Richt u op het “kritieke pad”

In de tachtiger jaren kwam de Theory of Constraints (ToC) van Eliyahu M. Goldratt sterk in zwang. De kern van de ToC was dat het geen zin heeft om u bij verbeteringen in de bedrijfsvoering of bij projecten te richten op zaken die niet-kritiek zijn. Door u enkel en alleen te richten op de zwakste schakel, haalt u het beste rendement. Binnen de projectmanagement-wereld wordt hierbij vaak gesproken over het kritieke pad. Dit is de aaneenschakeling van activiteiten waarvoor geldt dat uitloop ervan, direct betekent dat het project ook uitloopt. De best practice is om te weten wat het kritieke pad van het project is en hierop met prioriteit te sturen.

10. Anticipeer op risico’s

Geen enkele planning zal voor 100% gevolgd en gehaald worden. De praktijk is altijd weerbarstig. Wel is het zo dat veel zaken voorzien kunnen worden. Wij adviseren om niet alleen te werken met een projectplanning, maar ook een risicomanagement-methodiek te hanteren, hoe rudimentair ook. Welke risico’s ten aanzien van opdrachtgeverschap, doorlooptijd, kosten, organisatorische weerstand e.d. kunt u voorzien? Welke acties kunt u tevoren bedenken om deze risico’s te vermijden of het effect daarvan te verminderen? Door toepassing van deze principes bent u meer in control over de uitvoering van het project.

Gebruik Fortes Change Cloud

Fortes Change Cloud is het meest open en flexibele platform voor het managen van verandering in organisaties. Met fit-for-purpose apps die onderling nauw samenwerken komen alle verander-initiatieven samen op één plek (Agile én PPM). Het platform bestaat uit verschillende bouwstenen (apps). Met vier categorieën apps bouwt u een maatwerk Change house. Hiermee koppelt u strategie en doelstellingen eenvoudig aan portfolio’s, programma’s en projecten.

Tot slot

Wij hopen dat dit artikel voor u een aantal (wellicht hernieuwde) inzichten en voornemens heeft opgeleverd om uw veranderorganisatie cq. projectorganisatie beter aan te laten sluiten bij de volwassenheid van uw organisatie. Eenvoud, overzicht en grip is de primaire boodschap. Vanuit Fortes gaan wij graag met u het gesprek hoe we u hierbij kunnen ondersteunen.

Met de Fortes Change Cloud helpen wij organisaties grip te krijgen op verandering. Met onze software koppelt u strategie en doelstellingen eenvoudig aan portfolio’s, programma’s en projecten, en ondersteunen wij een agile, waterfall en hybride aanpak. De gebruikers krijgen precies de functionaliteiten (en niet meer) die passen bij het niveau van professionaliteit van de projectorganisatie. We geloven namelijk in klein beginnen, proberen, leren en dan uitbouwen. Dat is hoe wij onze software hebben bedoeld.

De 5 voordelen van de Fortes Change Cloud:

• Simpel in gebruik
• Snel te implementeren
• Zelf aan te passen
• Eenvoudige toepassing van standaarden
• Makkelijk te integreren

Voor verdere informatie of het inplannen van een gesprek, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen. Wij zien uit naar uw reactie. Onderstaand meldt u zich gemakkelijk aan voor de nieuwsbrief.